Learn FileMaker Pro 7

Team DDU......Page 1
Contents......Page 4
Preface......Page 16
About the Authors......Page 18
Acknowledgments......Page 19
Introduction......Page 21
Part 1 Learning the Basics......Page 26
Introduction......Page 27
What Is a Database?......Page 28
Opening FileMaker Pro......Page 29
Opening a FileMaker Pro File......Page 30
Files......Page 31
Tables......Page 32
Fields......Page 33
Layouts......Page 34
Saving a Copy of a FileMaker Pro File......Page 35
Summary......Page 36
Introduction......Page 38
Tables Tab......Page 39
Fields Tab......Page 40
Relationships Tab......Page 41
Lookups......Page 44
Layout Mode......Page 45
Layout Types......Page 47
Find Mode......Page 48
Sort Command......Page 49
ScriptMaker......Page 50
Accounts and Privileges......Page 51
Summary......Page 52
Introduction......Page 54
Planning the Database......Page 55
Planning This Database......Page 56
Adding Some Fields......Page 57
Adding Field Options......Page 58
Cleaning Up the Layout......Page 60
Format Painter......Page 61
Duplicate......Page 62
Layout Toolbars......Page 63
Object Grids......Page 64
Size Palette......Page 65
Alignment......Page 66
Locking Objects......Page 67
Simple New Record Script......Page 68
Simple Find Script......Page 69
Assigning Scripts to Buttons......Page 71
Special Situations......Page 73
Summary......Page 75
Part 2 Using FileMaker Pro......Page 78
Considerations......Page 79
Creating Your Own Database......Page 80
About Field Names......Page 81
The Eight Field Types......Page 82
Time Field......Page 83
Container Field......Page 84
Calculation Field......Page 85
Summary Field......Page 86
Global Storage Option......Page 87
Repeating Field......Page 89
Date Format......Page 90
TextFormat......Page 91
Summary......Page 92
Introduction......Page 94
Selecting the Record......Page 95
Selecting the Field......Page 98
Using Tab Order......Page 99
Insert......Page 101
Drag-and-Drop......Page 102
Using Value Lists......Page 103
Insert Picture......Page 105
Insert Sound......Page 106
Replace Command......Page 107
Find/Replace......Page 108
Deleting Data......Page 110
Summary......Page 111
Introduction......Page 113
Many Tables-Relational Design......Page 114
Define Your Tables......Page 115
Determine Your Match, or Key, Fields......Page 117
Making the Relationship......Page 118
Relationship Tools7......Page 120
Tool Icons......Page 122
Allow Creation of Related Records......Page 123
Parent and Child......Page 124
Allow Deletion of Related Records......Page 125
Sort Related Records......Page 126
Drawing the Portal......Page 127
Placing the Fields in a Portal......Page 128
Adding Data to a Portal Field......Page 129
Investigating the Related Table......Page 131
Relating a Table Back to the Parent Table......Page 133
PerformingaFindinaPortal......Page 134
Deleting a Record from a Portal......Page 135
Before We Go......Page 136
Summary......Page 137
Introduction......Page 139
ER Diagram......Page 140
One-to-One Relationship......Page 141
Many-to-Many Relationship......Page 142
The Join, or Link, Table......Page 143
Multiple-Criteria Relationships7......Page 144
Unequal Relationships7......Page 145
Other Notes......Page 146
Invoice System ER Diagram......Page 147
Create the Tables......Page 148
Product Table......Page 149
Invoice and InvLI......Page 150
InvLI and Product......Page 151
AddtheLookups......Page 153
The Invoice Layout......Page 154
Products Pop-up......Page 155
Customers Pop-up......Page 157
Other Considerations......Page 158
Summary......Page 159
Introduction......Page 161
Methods......Page 162
Less Than (<)......Page 163
Range (...)......Page 164
Invalid Date or Time (?)......Page 165
AND Finds......Page 166
Constrain Found Set......Page 167
Extend Found Set......Page 168
Within Scripts......Page 169
Limitations......Page 172
Omit as Part of a Find......Page 173
Methods......Page 174
Sort By a Summary Field......Page 175
Limitations......Page 177
Summary......Page 178
Introduction......Page 180
Standard Form......Page 181
Select a Theme......Page 182
Organize Records by Category......Page 184
Specify Subtotals......Page 185
Create a Script for This Report......Page 186
Cleaning Up......Page 187
Table View......Page 188
Labels......Page 189
Summary......Page 190
Part 3 Turning Your Data into Information......Page 192
Introduction......Page 193
Serial Number......Page 194
Data......Page 195
Calculated Value......Page 196
Validate Data in This Field7......Page 197
Strict Data Type......Page 198
In Range......Page 199
Display Custom Message if Validation Fails......Page 200
Repeating Field Options......Page 201
Storage Options......Page 202
Limitations......Page 203
Summary......Page 204
Introduction......Page 206
Defining a Calculation Field......Page 207
Mathematical Operators......Page 208
Comparison Operators......Page 211
Logical Operators......Page 213
Text Operators......Page 215
Storage Option......Page 217
Summary......Page 218
Introduction......Page 220
What Are Functions?......Page 221
Left......Page 222
LeftWords......Page 223
Position......Page 224
The Steps......Page 225
Using the Process......Page 226
Make It Permanent......Page 228
The Process......Page 229
Date and Time Functions......Page 232
Time Clock......Page 233
Commenting Calculations7......Page 234
Summary......Page 235
Introduction......Page 237
Aggregate Examples......Page 238
GetSummary Example......Page 239
GetRepetition Example......Page 240
PMT Example......Page 243
Pi Example......Page 244
If and Case......Page 245
Evaluate7......Page 246
Get(RecordNumber) Example......Page 248
FieldNames and FieldStyle Examples......Page 249
External Functions......Page 250
Custom Functions7......Page 251
Summary......Page 252
Part 4 Creating a Real Solution......Page 254
Introduction......Page 255
One Step at a Time......Page 256
Script Options......Page 257
Planning Your Script......Page 258
What Can Go Wrong?......Page 259
Control Category......Page 260
Main Menu Script Example......Page 261
Going to Contact......Page 262
Fail-safe......Page 263
Access the Main Menu Layout from Other Files......Page 265
Using Layouts from Other Files7......Page 268
Portable Portals7......Page 269
Print Invoices Example......Page 270
Else If7......Page 271
The Invoices Scripts......Page 272
Figuring Interest......Page 274
Testing Monthly Billing......Page 275
Debugging Scripts......Page 276
Important Hints......Page 277
Import Scripts......Page 278
Button Options (Pause, Halt, Exit, Resume)......Page 279
Show Custom Dialog Script Step......Page 280
Other Features......Page 282
New Window7......Page 283
Script Parameters7......Page 285
File References7......Page 287
Summary......Page 288
Introduction......Page 290
On-screen Layouts (Data Entry)......Page 291
Printed Layouts......Page 296
Layout Parts......Page 298
Leading and Trailing Sub-summaries......Page 299
Title Footer......Page 300
Modifying Parts......Page 301
Summary......Page 302
Introduction......Page 304
Basic Design......Page 305
Know What You Like......Page 306
Group Formatting......Page 307
Selecting Groups of Layout Objects......Page 308
Arrange and View Menus......Page 309
Icons......Page 310
Locking Objects on a Layout......Page 311
Formatting Graphics on a Layout......Page 312
Adding Borders, Baselines, and Fills to Fields......Page 313
Changing Colors......Page 314
Summary......Page 315
What Is a Report?......Page 317
Creating a Useful and Attractive Report......Page 318
What Data Do You Have (and Not Have)?......Page 319
Building the Report......Page 320
How to Set Up a Find Layout......Page 322
Building the Report......Page 328
How to Set Up This Find Layout......Page 329
Avoiding the Today Function in Calculations......Page 330
Summary......Page 332
Part 5 Sharing Your Database......Page 334
Introduction......Page 335
Network Requirements......Page 336
Using Personal File Sharing......Page 337
Using Files as a Guest......Page 338
File Sharing Caution......Page 340
Global Fields and Shared Files......Page 341
Hardware Considerations......Page 342
Closing Hosted Files......Page 343
Summary......Page 344
Introduction......Page 346
Setting Up Your Computer......Page 347
If You Have an Internet Account......Page 348
If You Don't Have an Internet Account......Page 351
Instant Web Publishing Settings......Page 352
Advanced Options......Page 353
Browsers......Page 355
Layouts......Page 356
IWP Browser Interface......Page 358
Web Security......Page 361
TryItOut......Page 362
Other Notes and Options......Page 363
Summary......Page 365
Introduction......Page 368
ODBC Sharing......Page 369
Making FileMaker Data Available to Other Applications......Page 370
Setting Up the Data Source (Macintosh OS X)......Page 372
Importing the Data (Macintosh)......Page 375
Setting Up the Data Source (Windows)......Page 378
Importing the Data (Windows)......Page 381
Saving the Import as a Script......Page 384
Execute SQL Script Step......Page 385
Converting and Importing Data from Microsoft Excel......Page 386
Importing a Folder of Files in a Single Operation......Page 387
Summary......Page 389
Part 6 Protecting Your Information......Page 392
Why Protect Your Data?......Page 393
Accounts Tab7......Page 394
Guest Account7......Page 395
Admin Account7......Page 396
A Word about Passwords......Page 397
Privilege Sets Tab7......Page 398
Data Access and Design......Page 399
Other Privileges7......Page 410
Extended Privileges Tab7......Page 411
Expand and/or Reduce Privileges......Page 413
Cautions......Page 414
Startup Script......Page 416
The Script......Page 417
The Calculation......Page 418
Summary......Page 420
Introduction......Page 422
Using Commercial Backup Applications......Page 423
Problems with Tape......Page 424
Database Corruption......Page 425
Saving a Clone......Page 426
Backup Routine......Page 427
Other Related Measures......Page 428
FileMaker Techniques......Page 429
More about Exporting......Page 431
Restoring......Page 433
Importing Data......Page 435
Tying Up the Loose Ends......Page 436
Summary......Page 438
Part 7 Beyond FileMaker......Page 440
Introduction......Page 441
Installation Overview......Page 442
Syncing......Page 443
Mobile Companion Plug-in......Page 444
Sync Me, Baby......Page 445
FileMaker Appointments......Page 446
Grocery List......Page 448
FileMaker Mobile vs FileMaker Pro......Page 449
Summary......Page 450
What Is XML?......Page 451
What Can I Use It For?......Page 452
Using a Local XSL Style Sheet......Page 454
Creating the Export XML Script......Page 455
Using a Remote XSL Style Sheet......Page 456
Profile of a FileMaker XML Web Request......Page 457
Open XML......Page 458
Summary......Page 459
Documentation......Page 461
Step By Step......Page 462
Comparing Fields......Page 464
Accounts & Privileges......Page 465
Comparing Scripts......Page 466
File References......Page 467
Finishing Up......Page 468
Summary......Page 469
Appendix A Leftover, but Important Stuff......Page 472
Appendix B Getting More Help......Page 478
Appendix C Answers to Review Questions......Page 482
Appendix D Glossary......Page 500
Index......Page 511