Workplace Communications: the Basics

Cover......Page 1
Title......Page 2
Copyright......Page 3
Contents......Page 4
Preface......Page 9
1 Understanding Communication: Purpose, Audience, and Tone......Page 12
 Audience......Page 13
 Tone......Page 15
 Exercises......Page 25
2 Stellar Business Writing......Page 32
 Memos......Page 33
 E-mail......Page 35
 Business Letters......Page 40
  Format......Page 41
 Exercises......Page 51
3 Enhancing Reports with Strong Visuals......Page 56
 Principles of Effective Visuals......Page 57
 Tables......Page 58
  Line Graphs......Page 59
  Bar Graphs......Page 61
  Organizational Charts......Page 63
  Gantt Charts......Page 64
 Illustrations......Page 66
  Photographs......Page 67
  Diagrams......Page 68
  Checklist: Evaluating a Visual......Page 74
 Exercises......Page 75
4 Principles of Page Design and Format......Page 78
 Page Design......Page 79
 Report Formats: Memo, Letter, and Booklet......Page 84
  Incident Report......Page 85
  Recommendation Report......Page 89
  Progress Report......Page 92
  Travel Report......Page 97
 Exercises......Page 100
  Checklist: Evaluating a Letter Report......Page 101
  Checklist: Evaluating a Booklet Report......Page 102
5 The Mark of a Clear and Concise Summary......Page 104
 Types of Summaries: Descriptive, Informative, and Evaluative......Page 105
  Summarizing Print Sources......Page 107
  Summarizing Nonprint Sources......Page 108
 Exercises......Page 114
6 Effective Advertising......Page 118
  Checklist: Evaluating a Flier......Page 119
 Brochures......Page 121
  Checklist: Evaluating a Brochure......Page 122
 Newsletters......Page 123
  Checklist: Evaluating a Newsletter......Page 126
 Exercises......Page 128
7 Writing Risk-Free Instructions and Procedures......Page 130
 Instructions......Page 131
 Procedure Description......Page 134
 Avoiding Liability......Page 137
  Checklist: Evaluating Instructions and Procedure Description......Page 139
 Exercises......Page 140
8 Seeking Employment: Application Letters, Résumés,Interviews, and Follow-Up......Page 142
 Application Letter......Page 143
 Résumé......Page 145
  Traditional Résumé......Page 152
  Scannable Résumé......Page 156
 Interview......Page 160
 Follow-Up......Page 162
  Checklist: Evaluating an Application Letter, Résumé,and Follow-Up......Page 164
 Exercises......Page 165
9 Successful Oral Presentations......Page 174
  Preliminaries......Page 175
  Rehearsal......Page 176
  Introductions and Conclusions......Page 178
  Vocal Factors......Page 179
  Physical Factors......Page 180
  Presentation Aids......Page 181
  Evaluation of a Presentation......Page 185
  Checklist: Evaluating a Public Speaker......Page 186
 Exercises......Page 187
10 Crafting Solicited and Unsolicited Proposals......Page 190
 Internal and External Proposals......Page 191
 Objectives of Proposals......Page 192
 Exercises......Page 214
11 Constructing Long Reports......Page 216
  Books......Page 217
  Newspapers......Page 218
  Academic Journals......Page 219
  Quotation......Page 220
  Abstract......Page 221
  Visuals......Page 222
 Collaboration......Page 223
 Documentation......Page 227
  Bibliography......Page 228
  Parenthetical Citations......Page 232
  Checklist: Evaluating a Long Report......Page 248
 Exercises......Page 249
Appendix A: Ten Strategies to Improve Your Style......Page 252
Appendix B: Review of Mechanics: Spelling, Punctuation,and Grammar......Page 270
Index......Page 288