Records Management

Cover Page\n......Page 1
Title Page\n......Page 2
Copyright Page\n......Page 3
Preface\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 4
Contents\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 10
PART 1 The Field of Records Management......Page 14
How Has Information Grown?\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 15
What Is Records Management?\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 17
What Are Records?\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 18
What Is the History of Records Management?\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 22
What Are the Legal Considerations for Records Management?\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 29
What Are Records Management Functions in Organizations?\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 31
Careers In Records Management\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 36
Important Terms......Page 40
Applications......Page 41
Access Basics......Page 43
PART 2 Alphabetic Storage and Retrieval......Page 44
Need for Alphabetic Order\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 45
Alphabetic Indexing Rules\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 49
Cross-Referencing\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 58
Important Terms......Page 65
Review and Discussion......Page 66
Applications......Page 67
Records Management Simulation......Page 70
Alphabetic Indexing Rules (Continued)\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 71
Review and Discussion......Page 87
Applications......Page 89
Records Management Simulation......Page 93
Alphabetic Indexing Rules (Continued)\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 94
Subjects Within an Alphabetic Arrangement\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 111
Review and Discussion......Page 113
Applications......Page 115
Records Management Simulation......Page 119
Databases\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 120
How Computers Sort Data\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 126
Electronic Record Life Cycle\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 132
Points to File and Retrieve......Page 143
Review and Discussion......Page 144
Applications......Page 145
Records Management Simulation......Page 147
Correspondence Records Storage\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 148
Records Storage Equipment and Supplies\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 150
Correspondence Storage Procedures\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 173
Points to File and Retrieve......Page 188
Review and Discussion......Page 189
Applications......Page 190
Records Management Simulation......Page 192
Records Storage\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 193
Records Retrieval\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 202
Records Transfer\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 210
Records Center Control Procedures\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 218
Records Center Software\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 222
Points to File and Retrieve......Page 223
Review and Discussion......Page 224
Applications......Page 225
Records Management Simulation......Page 227
PART 3 Subject, Numeric, and Geographic Storage and Retrieval......Page 228
Subject Records Storage and Retrieval\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 229
Subject Records Arrangements\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 233
Subject Filing Supplies\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 240
Subject Indexes\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 243
Storage and Retrieval Procedures\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 247
Important Terms......Page 254
Applications......Page 255
Records Management Simulation......Page 258
Numeric Records Storage and Retrieval\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 259
Consecutive Numbering Method\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 260
Nonconsecutive Numbering Methods\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 274
Other Numeric Coding Systems\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 280
Databases for Numeric Storage\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 282
Points to File and Retrieve......Page 285
Review and Discussion......Page 286
Applications......Page 287
Records Management Simulation......Page 288
The Geographic Records Storage Method\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 289
Advantages and Disadvantages of Geographic Records Storage\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 294
Geographic Records Storage Arrangements\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 295
Geographic Records Storage Indexes\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 304
Geographic Records Storage and Retrieval Procedures\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 308
Points to File and Retrieve......Page 317
Review and Discussion......Page 318
Applications......Page 319
Records Management Simulation......Page 322
PART 4 Technology and the RIM Program......Page 324
The Relationship Between Electronic and Image Records\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 325
Electronic Media\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 326
Retention and Disposition\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 335
Records Safety and Security\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 341
Image Media\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 347
Software\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 357
Important Terms......Page 360
Applications......Page 361
RIM Program Components\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 364
RIM Program Responsibilities\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 371
Important Terms......Page 386
Applications......Page 387
Appendix\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 391
Glossary\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 397
Index\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0\0......Page 407