Office Automation: Concepts and Tools

اصطلاح "Office Automation" دلالت زیادی دارد و به معنای کم است. کلمه "Office" معمولاً برای واحدهایی در یک سازمان که عملکرد نسبتاً کلی دارند محفوظ است. آنها قرار است از فعالیت‌های مختلفی پشتیبانی کنند، اما مشخص کردن اینکه یک دفتر قرار است چه کاری انجام دهد بسیار دشوار است. اتوماسیون در این زمینه سست ممکن است معانی مختلفی داشته باشد. در یک افراط، این چیزی نیست جز دادن ابزارهای بهتر به مردم از ماشین تحریر و تلفن که با آن کار خود را کارآمدتر و مؤثرتر انجام دهند. در نقطه مقابل، این به معنای جایگزینی افراد با ماشین هایی است که مراحل اداری را به طور خودکار انجام می دهند. در این کتاب ما این رویکرد را اتخاذ خواهیم کرد که "اتوماسیون اداری" بسیار فراتر از ابزارهای بهتر است، اما به طور قابل توجهی برای جایگزینی هر فرد در یک دفتر فاصله دارد. ممکن است نیاز به کارمندان را کاهش دهد، ممکن است برخی از وظایف منشی را به عهده بگیرد، و ممکن است وابستگی مدیران به پرسنل پشتیبانی را کاهش دهد. اتوماسیون اداری محیط اداری را تغییر می دهد. این کارکردهای پیش پا افتاده تر و به خوبی درک شده را حذف می کند و فعالیت های تصمیم گرا در یک دفتر را برجسته می کند. هدف این کتاب ارائه درک کمی از دفتر است. فعالیت ها و ارزیابی پتانسیل سیستم های اطلاعات اداری برای اتوماسیون رویه اداری. برای دستیابی به این هدف، باید مفاهیم را بررسی کنیم، تکنیک ها را به تفصیل بیان کنیم و ابزارها را ترسیم کنیم.

The term "Office Automation" implies much and means little. The word "Office" is usually reserved for units in an organization that have a rather general function. They are supposed to support different activities, but it is notoriously difficult to determine what an office is supposed to do. Automation in this loose context may mean many different things. At one extreme, it is nothing more than giving people better tools than typewriters and telephones with which to do their work more efficiently and effectively. At the opposite extreme, it implies the replacement of people by machines which perform office procedures automatically. In this book we will take the approach that "Office Automation" is much more than just better tools, but falls significantly short of replacing every person in an office. It may reduce the need for clerks, it may take over some secretarial functions, and it may lessen the dependence of principals on support personnel. Office Automation will change the office environment. It will eliminate the more mundane and well understood functions and will highlight the decision-oriented activities in an office. The goal of this book is to provide some understanding of office . activities and to evaluate the potential of Office Information Systems for office procedure automation. To achieve this goal, we need to explore concepts, elaborate on techniques, and outline tools.