Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur 2. Auflage

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Prozessorientierte Ablage\r......Page 2
ISBN 978-3-8349-1582-5......Page 4
Vorwort......Page 6
Vorwort zur 1. Auflage......Page 7
Inhaltsverzeichnis......Page 8
Verlorene Zeit, verschwendete Kosten......Page 12
Wirkungen der EDV......Page 13
Papierordnung als Grundlage......Page 15
Der Begriff „Dokumentenmanagement“......Page 17
Büro-Software......Page 18
Teil A: Grundlagen......Page 20
1.1 Warum müssen Informationen aufbewahrtwerden?......Page 22
1.1.3 Internationale Normung DIN ISO 15489......Page 23
1.3 Aufbewahrungsfristen......Page 25
1.4 Wo muss aufbewahrt werden?......Page 27
1.6 Was bedeutet GDPdU?......Page 28
1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-1......Page 30
2.1 Was ist eigentlich Unordnung?......Page 32
2.2.1 Die Begriffe „Merkmal“ und „Ausprägung“......Page 33
2.2.2 Merkmale und Ausprägungen sind zum Teil Definitionssache!......Page 34
2.3.1 Ordnung im Ruhezustand: Sortieren des Vorhandenen......Page 35
2.3.2 Dynamische Merkmale: Der Fall des orangen Kärtchens......Page 36
2.4.1 Mehrdimensionale Matrixordnungen......Page 38
2.4.2 Sperrige Objekte: Mehrfarbige Kärtchen......Page 39
2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation......Page 40
2.6 Klassifikation als dynamisches System......Page 42
2.7.1 Eine Excel-Datenbank zur Illustration......Page 43
2.7.2 Der Zusatzaufwand für Datenbanken......Page 44
2.8 Gegliederte Merkmale......Page 45
3.1 Definition der Merkmale......Page 48
3.2 Das problematische Merkmal „Gegenstand“......Page 50
3.2.1 Das Prinzip des „führenden Merkmals“ am Beispiel einer EDV-Ablage......Page 52
3.3 Dokumententräger und der Medienbruch......Page 54
4.1.1 Ziele der prozessorientierten Herangehensweise......Page 56
4.1.2 Definition des Vorgangs......Page 57
4.2.1 Definition des Prozesses......Page 58
4.2.2 Verschiedene Prozessarten......Page 59
4.2.3 Eine neue Denkweise: Die Prozessorientierung......Page 61
4.2.4 Prozesslandkarten......Page 62
4.3 Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS)......Page 63
4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente......Page 66
4.5 Prozessnahe Wissensdokumente („Informationspools“)......Page 70
5.2 Für sehr kleine Büros: Die Schlagwortablage......Page 74
5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal „Gegenstand“......Page 75
5.4 Die amerikanische Ablagestruktur......Page 77
5.5 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems......Page 79
Teil B: Der organisationsspezifische Aktenplan......Page 82
6.1 Beispiel für einen Aktenplan......Page 84
6.2 Prozessorientierte Anwendung des Aktenplans......Page 91
6.4 Den Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen......Page 92
7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen......Page 94
7.2.1 Beispiel C: Die Fahrradhandlung Rad & Tat......Page 97
7.3 Modifikation durch ERPbzw. durch CRM-Software......Page 102
7.4.1 Beispiel D: Der Verpackungshersteller SurePack......Page 105
7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse......Page 109
7.6 Ausnahme von der Regel: Die objektbezogene Ablage......Page 112
7.7 Pflege und Ablage der Prozessdokumente......Page 114
7.8 Zuordnung von Informationspools......Page 120
7.9 Ihre Aufgaben Schritt für Schritt......Page 121
7.10 Kernprozesse aus Abteilungssicht......Page 123
8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation......Page 126
8.2 Eine erste Anpassung des Musteraktenplans......Page 129
8.4 Einbeziehung der elektronischen Dokumente......Page 131
8.5 Planktonprozesse......Page 132
8.6 Ergänzung: Wie tief gliedern wir den Aktenplan?......Page 133
Schwach strukturierte Prozesse sind schwer abgrenzbar......Page 138
Eine Ordnung der Prozesse auf der Basis eines Kreislaufs......Page 139
Wissensdokumente in strategischen Prozessen......Page 141
9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse......Page 143
9.3 Weitere Beispiel für Wechselwirkungen von Prozessen......Page 146
Teilakten in der Papierablage......Page 150
Teilakten in der elektronischen Ordnerhierarchie......Page 152
Möglichkeit 1: Pragmatische Teilaktenbildung......Page 153
Möglichkeit 3: Auf Vorgangsordner verzichten......Page 154
10.2 Projektordner......Page 155
Einheitliche innere Struktur der Projektordner nach Meilensteinen......Page 156
Übergang zur mehrdimensionalen Ordnung......Page 158
11.1 Ordnung der Windows-Ablage......Page 162
11.2 Referenzbestand der Dokumente......Page 165
11.3 Zugriffsrechte und Abteilungslaufwerke......Page 166
11.4 Namensregeln für elektronische Dokumente......Page 168
11.5 Legen Sie ein elektronisches Zwischenarchiv an!......Page 171
12.2 Prozesssteuernde und „echte“ Wissensdokumente......Page 174
12.3 Bevor Sie ordnen: Prüfen Sie den Aufwand!......Page 175
12.4 Nachschlagewerke......Page 178
12.5 Technik 1: Mehrfachklassifikationen......Page 179
12.6 Wissensarchive......Page 181
12.7 Technik 2: Volltextrecherche und Indexierung......Page 182
12.8 Technik 3: Verschlagwortung von Wissensdokumenten......Page 185
12.9 Ideenmanagement......Page 187
12.10 Technik 4: Semantische Suche......Page 188
12.11 Technik 5: Semantic Wikis......Page 190
12.12 Wissensarchive und das Internet......Page 191
Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz......Page 192
13.1 Was bedeutet Transparenz?......Page 194
13.2 Ordnung im eigenen Office......Page 195
13.3 Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch......Page 196
13.4 Ordnung im E-Mail-Posteingang......Page 200
13.5 Das Prinzip der Einmaligkeit......Page 203
14.1.1 Wiedervorlage auf Papier......Page 204
14.1.2 Elektronische Wiedervorlage-Ordner......Page 205
14.1.3 Wiedervorlage über die Aufgabenliste in Outlook......Page 206
14.2 Aufgaben planen......Page 207
15.1 Ordnung im Büro spart Kosten......Page 210
15.2 Ordnung in 4 Schritten – F A S S......Page 211
15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut......Page 213
16.1 Checklisten......Page 216
16.2 Das Office-Handbuch......Page 217
16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten......Page 218
Teil D: Ein Reorganisationsprojekterfolgreich durchführen......Page 220
17.1 Versichern Sie sich der UnterstützungIhrer Führung!......Page 222
17.3 Das 8-Etappen-Schema zur Ablage-Reorganisation......Page 223
17.5 Wann brauchen Sie externe Unterstützung?......Page 224
18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation......Page 226
Ernennen Sie Dokumentenmanagementbeauftragte!......Page 227
Inhalte von Vereinbarungen zur Ablagestruktur im Team......Page 228
19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes......Page 232
19.2 Eine empirische Untersuchung......Page 234
19.3 Mikroverschwendungen......Page 238
19.4 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage......Page 239
20.1 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-Systeme“......Page 242
20.2 Was bedeutet „Dokumenten-ManagementSystem“?......Page 244
20.3 Die Anwendungsfelder von DMS......Page 247
20.3.2 Archivsysteme......Page 248
20.3.3 Vorgangsbearbeitungssysteme......Page 249
20.3.4 Workflow-Systeme......Page 250
20.3.5 Dokumentationsoder Recherchesysteme......Page 251
Die Funktionen eines DMS......Page 252
DMS erspart nicht den Aufbau einer Ablagestruktur......Page 254
Ist das PAS auf alle Prozesse anwendbar?......Page 256
Behandelt dieses Buch alle Themen desProzessorientierten Ablagesystems umfassend?......Page 257
Anhang......Page 259
Das Acht-Meilenstein-Schema der Ablage-Reorganisation......Page 260
Glossar......Page 270
Literatur......Page 278
Stichwortverzeichnis......Page 282
Martina Müll-Schnurr......Page 285