Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur

اسناد حاصل کار ما و در عین حال ماده اولیه آن است. شما فرآیندها را کنترل می کنید. آنها حاوی دانش ما هستند. یک سیستم بایگانی مشترک، بستری را برای تیم‌ها ایجاد می‌کند تا با هم کار کنند.

این دستورالعمل‌ها مدیران، متخصصان و مدیران پروژه فناوری اطلاعات هستند. این یک ساختار مدرن برای بایگانی را نشان می دهد. کارمندان می توانند هر فایلی را فورا پیدا کنند. کارمندان خود را بدون استرس نمایندگی می کنند. هیچ کس مجبور نیست منتظر داده های مهم باشد زیرا به آنها دسترسی ندارند.

یک ساختار بایگانی خوب پیش نیاز برای معرفی نرم افزار مدیریت اسناد است. بیش از 50 درصد از تمام پروژه های DMS شکست می خورند زیرا به عنوان پروژه های فناوری اطلاعات خالص طراحی شده اند. شعار راهنما این است: "نرم افزار هوشمند برای ساختارهای هوشمند - اما نه به جای ساختارهای هوشمند."

پرونده مدرن چارچوبی پایدار برای کار گروهی را تشکیل می دهد. دید را به بیرون باز می کند. زمان بیشتر برای مشتریان، زمان بیشتر برای محصولات جدید.

Dokumente sind die Ergebnisse unserer Arbeit und zugleich ihr Rohmaterial. Sie steuern Prozesse. Sie enthalten unser Wissen. Eine gemeinsame Ablage bildet eine Plattform für die Zusammenarbeit von Teams.

Dieser Leitfaden richtet sich an IT-Projektleiter, Fach- und Führungskräfte. Er zeigt eine moderne Struktur für die Ablage. Mitarbeiter finden sofort jede Datei. Mitarbeiter vertreten sich ohne Stress. Niemand muss auf wichtige Daten warten, weil er keinen Zugriff hat.

Die gute Ablagestruktur ist Voraussetzung für die Einführung einer Dokumentenmanagement-Software. Über 50% aller DMS-Projekte scheitern, weil sie als reine IT-Projekte angelegt werden. Das Motto des Leitfadens lautet: „Intelligente Software für intelligente Strukturen – aber nicht anstatt intelligenter Strukturen.“

Die moderne Ablage bildet einen stabilen Rahmen für die Teamarbeit. Sie öffnet den Blick nach außen. Mehr Zeit für Kunden, mehr Zeit für neue Produkte.