Handbuch Sekretariat und Office-Management: Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management

Handbuch Sekretariat und Office-Management.pdf......Page 1
Vorwort zur 2. Auflage......Page 4
Inhaltsverzeichnis......Page 6
Teil I Büroorganisation......Page 10
So sorgen Sie für optimale und reibungslose Abläufe an Ihrem Arbeitsp latz......Page 11
Aufgabe n, Ziele und Beispiele für ein perfektes Puzzle......Page 12
Selbstmanagement......Page 13
Setzen Sie sich Ziele - schriftlich!......Page 14
KISS in der Praxis......Page 15
Zeit planen - Zeit gewinnen......Page 17
Aufgaben optimal planen......Page 18
Zeiten planen mit der ALPEN-Methode......Page 20
Checklisten......Page 22
Vorlagen......Page 23
Arbeitsplatzorganisation im Team......Page 24
Heute......Page 25
Organisation......Page 26
Digitale Ablage......Page 27
Organisationshandbuch......Page 30
Liste möglicher Zeitdiebe.......Page 31
Professionell und kostenoptimiert einkaufen......Page 33
Ausga ngspunkt des Beschaffungsprozesses......Page 34
Die Anfrage......Page 36
Angebotsvergle ich......Page 38
Die Angebotsverhandlung......Page 40
Auflra gsvergabe: Die Bestellung......Page 42
Kontrolle der Leistungserbringung......Page 44
Anhang......Page 45
Informationen sind die Nabelschnur......Page 46
Warum benötigt man Informationen?......Page 47
Wie viel Information ist notwendig?......Page 48
Weg mit der Informationsflut -Informationen beim Eingang filtern......Page 50
Nicht mehr suchen, sondern gezielt wieder finden......Page 52
Betriebliche Notwendigkeiten......Page 53
Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten......Page 54
Eine Ablage struktur aufbauen und die Ordnung beibehalten......Page 55
Warum gestaltet sich Ablage so schwie rig?......Page 56
Das problematische Merkmal Gegenstand......Page 57
Ablegen nach Prozessen......Page 58
Was ist ein Prozess?......Page 59
Prozesslandkarte und Prozessarten......Page 60
Prozess-, Vorgangs- und Wissensdokumente......Page 61
Der Prozessorientierte Aktenplan (ein Auszug)......Page 62
Holen Sie alle mit ins Boot......Page 63
Die Managementassistentin als Informationsmanagerin......Page 65
Schritt 2: Wie überzeugen Sie Ihren Chef?......Page 66
Tipps für teamgerechtes Verhalten:......Page 67
Charakteristika eines Hochle istungsteams:......Page 68
Leitfaden für Ihren PowerPoint Vortrag:......Page 69
Papierlos ist effizient......Page 72
Impulse von außen sind wichtig!......Page 73
Schritt 8:Am Projekt wachsen......Page 74
Kritische Situationen in der Zusamm enarbeit mit dem Team erfolgreich meistern......Page 75
Schritt 9: Update sicherstellen......Page 76
Weiterführende Literatur......Page 80
Teil II\r  Korrespondenz......Page 81
Form und Norm......Page 82
Kundenorientie rte Ausdrucksweise......Page 83
Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt!......Page 84
Der gelungene Einstieg......Page 85
So können Sie Ihren Brief beginnen!......Page 86
Das gelungene Briefende - der letzte Eindruck ist entscheidend......Page 89
Beispiele für ein gelungenes Briefende......Page 91
Abkürzungen......Page 93
Absätze......Page 96
Absender......Page 97
Anlage(n)......Page 99
Anrede......Page 100
Anschriftfeld......Page 105
Häufig gestellte Fragen zum Thema .Anschriftfelder\"......Page 108
Auslandsanschrifl......Page 114
Betreff......Page 115
Die vier Verständlichmacher......Page 117
Gliederung......Page 119
Texten mit allen Sinnen......Page 120
Was der Kunde will......Page 122
Der Kunde als Typus......Page 123
Der Choleriker......Page 124
Der Unentschlossene......Page 125
Der Leisetreter......Page 126
Die sieben Stil-Sünden......Page 127
Der Triumphzug der elektronischen Post......Page 130
Woher kommt die E-Mail-Flut?......Page 131
Grundsätzliche Tipps......Page 132
Technische Tipps......Page 134
Schaltzentrale E-Mail : Die E-Mail-Flut bewältigen......Page 135
Richten Sie sich feste Lesezeiten ein!......Page 136
Haben Sie den Mut, E-Mails ungelesen zu läschen!......Page 137
Nutzen Sie die Möglichkeiten der Wiedervorlage!......Page 138
Halten Sie Ordnung......Page 139
Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten Ihres Mail-Programms......Page 140
Mensch und Informationstechnologie Hand in Hand......Page 141
Kernaussagen auf den Punkt und in Form bringen......Page 142
So geh!\'s leichter - Aufzeichnungstechniken und -methoden......Page 144
Das Pro-Contra-Blatt......Page 146
Das Drei-Phasen-Protokollblatt......Page 147
Mindmapping......Page 149
Was muss rein ins Protokoll......Page 150
Gut in Form - das druckreife Protokoll......Page 151
Auswertung und Nachbereitung - Erfolgs-/Ergebniskontrolle......Page 154
Verabschiedung......Page 155
Orientierung vor der Sitzung......Page 156
Erstellen eines Protokoll-Entwurfs......Page 158
Von der Sitzung zum Protokoll-Entwurf......Page 159
Muster eines Protokollformulars......Page 160
Weiterführende Literatur......Page 162
Teil III\r Chefentlastung......Page 163
Gut organisiert starten......Page 164
Was ist für Sie wichtig?......Page 165
Termine planen......Page 166
Termine eingeb en......Page 167
Termine thematisch gruppieren......Page 168
Termin e in Serie......Page 169
Termine optisch erfassen......Page 170
Besprechungen planen......Page 171
Besprechungsanfragen stellen......Page 172
Aufgaben planen......Page 173
Aufgaben im Blick behalten......Page 175
E-Mails in Aufgaben oder Termine umwandeln......Page 176
Kategorien zuweisen......Page 177
Informationen anzeigen und suchen nach Kategorien......Page 178
Vorteile der Teamarbeit......Page 180
Voraussetzungen und Rahmenbedingungen......Page 182
Entwicklungsphasen eines Teams......Page 183
Normierungsphase......Page 184
Die verschiedenen Teamrollen......Page 185
Ihre Rolle im Team......Page 186
Teamverstärker......Page 187
Weitere Teamverstärker. Erhaltungs- und Aufbaurollen......Page 188
Konflikte im Team erkennen und bewältigen......Page 189
Der Umgang mit Konflikten im Unternehmen......Page 191
Erfolgreiche Teamarbeit gesta lten......Page 192
Teamgeist fördern......Page 193
Rahmenbedingungen für ertotgreiche Teamarbeit......Page 194
So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen......Page 195
1. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind emotional......Page 196
Besser so:......Page 197
So nicht - Negativbeispiele für Charts......Page 199
Besser so - Positivbeispiel für Charts......Page 201
2. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind präzise......Page 204
3. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind kurz......Page 205
Vorgehensweise Hyperlinkpräsentation......Page 206
20 Alternativen zur Aufzählungsfolie \"Sie erhalten hohe Qualit ät\"......Page 208
7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind .Power f-oint-reduzlert\"......Page 210
Vorgehensweise: Folie ausblenden......Page 211
9. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind schlicht......Page 212
10 Empfehlungen für wirkungsvolle Charts......Page 213
10. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind hochwertig......Page 214
Basiswissen: Was versteht man unter Travel-Management?......Page 216
Aufgaben des Geschäftsreisemanagements......Page 218
Kosten im Geschäftsreisemanagement positiv beeinflussen......Page 219
Was ist eine Reiserichtlin ie?......Page 221
Geschäftsreisen planen und buchen......Page 222
Der Reisebüroservice und seine Kosten......Page 223
Reisebuchung effizient gestalten......Page 225
Hotels\r......Page 226
Die Reises tellenkarte......Page 228
Vorschuss oder Mitarbeiterkreditkarte......Page 229
Reisevorbereitung......Page 231
Während der Reise: Was tun wenn etwas passiert?......Page 232
Bewirtung von Geschäftsfreunden......Page 233
Anforderungen an die Rechnu ng der Gastst älte......Page 234
Glossar......Page 235
Beispielhafte Inhaltsübersicht einer Reiserichtlinie......Page 237
Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis für einen Travel Guide......Page 240
Muster einer Reisemitlelbesle llung......Page 243
Grundlagen der Veranstaltungsorg anisation......Page 245
Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung......Page 246
Kontaktbörse Messen......Page 247
Wichtige Ansprechpartner (mit kostenlosem Service)......Page 248
Kontaktbörse Veranstaltungen......Page 249
Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit......Page 250
Veranstaltungsziel......Page 251
Ihre Zielgruppe......Page 252
Siche r plane n: Soll-1st-Vergleich......Page 253
VeranstaItungstermin......Page 254
Rahmen- und Freizeitprogramme......Page 255
Notfallplanung......Page 256
Versicherungen......Page 257
Anmeldungen......Page 258
Abgaben: GEMA und KSK......Page 259
Folgende Punkte sind zu prüfen bzw. durchzuführen......Page 260
Mindestens folgende Fragen sollten im Abschlussbericht beantwortet werden......Page 261
Aufstellung möglicher \rVeransta ltungs-Kostenarten......Page 262
Kontinuierliche Kostenverfolgung......Page 266
Die Assistenz als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen......Page 267
Kriterien fü r die Entscheidung......Page 268
Priorisierung der Krite rien......Page 269
Termin e beachten......Page 270
Aufwand und Kosten......Page 271
Nutzen und Gewinn......Page 272
Betroffene Personen und Projekte......Page 273
Sämtliche Alternativen aufze igen......Page 275
Alle Informationen sammeln......Page 276
Erinnerung und Wiedervorlage......Page 277
Wichtige Personen nicht einbeziehen......Page 278
Mailings......Page 279
Einführen einer neuen Software......Page 280
Weiterführende Literatur......Page 281
Teil IV Kommunikation......Page 282
Meldung/Begrüßung......Page 283
Die \"fünf Ws\"......Page 287
Wenn Informationen gebraucht werde n......Page 288
Gesprächspsychologie am Telefon......Page 290
Allzu häufige Negationen vermeiden......Page 292
Beispiele für \"Streicheleinheiten\" und .Lobsätze\"......Page 293
Umgang mit aggressiven Anrufern/Kunden am Telefon......Page 294
Die Techniken des Aktiven Zuhörens helfen bei der Präzisierung von (noch unklaren) Aussagen......Page 295
Leitgedanken......Page 296
Zielgerichtetes und kundenorientiertes Telefonieren - Kurze Rekapitu lation......Page 297
Beruhigen - nicht reizen......Page 299
Meckern erwünscht......Page 300
Tipps und Tools rund ums Telefon......Page 301
Wenn Fakten fehlen......Page 303
Informieren kann nur der Informierte......Page 305
Das A und 0 : Fragen, Fragen, Fragen......Page 306
Fragetechniken......Page 307
Auf Informationsweitergabe bestehen......Page 308
Das richtige Medium......Page 309
Vorteil lnformationskultur......Page 310
Aktives Zuhören......Page 311
Konfliktbewältigung......Page 313
Love it......Page 316
Übungslipps aus der Kinesiologie......Page 317
Leave it......Page 318
Konfliktarten......Page 320
Eskalationsstufen......Page 321
Konfliktlösungsstrategien......Page 323
Digitalisierung......Page 324
Grundpositionen......Page 325
Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche KI ~rung sge sp r~ che......Page 326
Werte und Glaubenssätze......Page 327
Monolog oder Meeting?......Page 329
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks......Page 330
Jeder Gastgeber begrüßt seine Gäste persönlich......Page 331
Wer den Überblick hat, hat Interesse......Page 332
Die Erwartungen der Tei lnehmer helfen dem Moderator......Page 333
Zehn Minuten Information: In der Kürze liegt die Würze......Page 334
Diskussionsthemen sammeln......Page 335
Punkte kleben, um Themen zu priorisieren......Page 337
Der Moderator hält das Diskussionsruder fest in der Hand......Page 338
Der Umgang mit schwierigen Teilnehmern ist ganz einfach......Page 339
Jedes Diskussionsergebnis verlangt eine konkrete Maßnahme......Page 340
Der gute Gastgeber verabschiedet seine Gäste persönlich......Page 341
Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer\r......Page 342
Gemeinsamkeiten aller Gespräche......Page 343
Gespräch svorberei tung......Page 344
Der Hauptteil......Page 346
Wer fragt, führt - aber wie?......Page 347
Positiv formulieren......Page 350
Von unklaren zu klaren Formulierungen......Page 351
Von verurteilenden zu wertschatzenden Formulieru ngen......Page 353
Nutzen Sie Gesprächsförderer......Page 354
Erkennen Sie Fallstricke......Page 355
Europas Norden (Norwegen, Schweden , Dänemark, Finnland)......Page 357
Westeuropa (Frankreich, Großbritannien, Irland)......Page 358
Südeuropa (Italien, Spanien, Portugal, Türkei)......Page 359
Mitteleuropa (Polen, Ungarn, Tschechen, Slowaken, Bulgaren)......Page 360
USA und Kanada......Page 361
Asien......Page 362
Naher Osten und arabische Staaten......Page 365
Andere Kulturen schätzen......Page 366
Weiterführende Literatur......Page 368
Teil V Assistenz im Management......Page 369
Zeitlicher Rahmen......Page 370
Definition Projekt......Page 371
Phase 1 - Vorphase......Page 372
Phase 2 - Projektp lanung......Page 373
ProjektJdeen formulieren und präsentieren......Page 374
So holen Sie die Entscheider ins Boot......Page 375
Vom Problem zum Projekt......Page 376
Zufrieden heitsskala......Page 377
ABC-Analyse......Page 378
Ursachenfo rschung......Page 380
Die Zeitlei ste fest im Blick......Page 381
Übersic ht mit Software-Einsatz......Page 382
Terminplan......Page 383
Ereignislisten......Page 384
Kostenentwicklung erkennen......Page 386
Projeklabschluss......Page 387
Projektabschlussbericht......Page 388
Proje ktnutzen......Page 389
Das Führungsdre ieck......Page 391
Führungseigenschaften......Page 393
Selbstreflexion - Das Jol-iari-Fenster......Page 394
Der Führungsstil......Page 395
Lenken......Page 396
Bestimmung des Entwicklungsstandes eines Mitarbeiters......Page 397
Motivation - es gibt kein Verhalte n ohne Motiv......Page 400
Zufrieden heit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg......Page 402
Leitgedanken zur Motivation......Page 403
Checkliste......Page 404
Direkte Ansprache von Mitarbeitern......Page 406
Fragen, ob das Gesagte verstanden wurde......Page 407
Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der \rFührungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig.......Page 409
So kommt ein Vertrag zustande......Page 410
Vertragsvo raussetzungen:Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit......Page 411
Besonderheiten des Kaufvertrags......Page 413
Vertretung und Vollmacht: Wer was wie unterschre ibt......Page 416
Handlungs vollmacht (i. V.; i. A)\r......Page 417
Die beste Lösung: Eine Unterschriftenregelung......Page 418
Formvorschriften: Was für Rechnung , Geschäftspapier und E-Mails gilt......Page 419
Das gilt für die GmbH-Rechnungen......Page 420
Das gilt für die Geschäftspost einer AG......Page 421
Mahnung und Vollstreck ung: So kommt man ans Geld......Page 422
Das gerichtliche Mahnverfahren......Page 423
Das diskriminierungsfreie Bewerbungsverfahren......Page 425
Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses......Page 428
Arbeitszeugnisse richtig verstehen und formulieren......Page 433
Wichtige Grundbegriffe , Regelungen und Strategien......Page 442
Operatives und strategisches Controlling......Page 443
1. Mit der Planung Ziele defin ieren......Page 444
2. Information: Ohne Berichte funktioniert nichts......Page 445
3. Teilaufgaben der Überwachung: Kontrolle und Analyse......Page 446
Werkzeuge des Controlling......Page 447
Unternehmen müssen sich stetig wa ndeln......Page 451
Total Ouality Management (TOM) - umfassende Oualitätskontrolle......Page 452
Strategische Geschäftsführung und Kennzahlen......Page 453
Strukturierte Vorgehensweise DMAIC......Page 454
Kaizen......Page 455
Balanced Scorecard (BSC)......Page 456
Change-Management......Page 457
Lernende Organisation......Page 459
Knowledge-Management - Wissensmanagement......Page 460
Wikis......Page 461
Customer Relationship Management (CRM) -\rKundenbeziehungsmanagement......Page 462
Weiterführende Literatur......Page 464
Teil VI Selbstmanagement......Page 465
Wozu benötigen wir überhaupt Ziele?......Page 466
Tunichtgut und Zeitdieb......Page 468
Grundregeln für zeitsparendes Telefonieren......Page 469
Weg mit dem Hemmschuh ,A ufschieberitis\"......Page 470
Achterbahn zwischen Leistungshoch und Leistungstief......Page 472
A: Aufschreiben von Aufgaben......Page 474
L: Länge der Aufgaben absch ätzen......Page 475
E: Entscheidungen treffen......Page 476
Wirkungsvolle Waffen gegen die Zette lwirtschaft......Page 477
Belohnung muss sein......Page 478
Checkliste für Konferenzen/Besprechungen......Page 479
Checkliste Reisevorbereitung......Page 481
Kreative Lösungen im Arbeitsalltag finden......Page 482
Voraussetzungen für kreatives Arbeiten......Page 483
Die Sechs-W-Methode......Page 484
Das Ursachen-wlrkunqs-Diaqramm......Page 485
Brainstorming......Page 487
Brainwritlnq......Page 488
Delphi-Befra gung......Page 489
MindMapping......Page 490
Die Reizwortanalyse......Page 492
Denkstühle......Page 493
Entscheidungsfindung......Page 494
Ideenumsetzung......Page 495
In der Praxis ausprobieren......Page 496
Zahlensymbole......Page 497
Der wandelnde Kalender - so merken Sie sich Ta-Da- Listen......Page 499
Verknüpfungsbeispiele......Page 500
So arbeiten Gehirn und Gedächtnis......Page 503
Fremdwörter und Fachbegriffe abspeichern......Page 504
Beispiele zur .Verbilderunq\"......Page 506
Vokabel .verbildem\"......Page 507
Beide Bilder verknüpfen......Page 508
Übung zum Vokabeln lernen......Page 509
Namen und Gesichte r abrufen......Page 510
Verknüpfung mit allen Sinnen erlebe n......Page 511
Übungsbeispiele zu Namen......Page 512
Namen speichern am Telefon......Page 513
Aus Zahlen werden Geschichten......Page 514
Verknüpfungsvorschläge......Page 515
Benimm ist in......Page 517
Getränke anbieten......Page 518
Bedienung......Page 519
Beispiele......Page 520
Begrüßen mit Händedruck......Page 521
Duzen und Siezen......Page 522
Visitenkarte......Page 523
Ein Bewerbungsgespräch......Page 524
Bekleidungsregeln im Beruf......Page 525
Den Kleiderschra nk entrümpeln......Page 526
Accessoires......Page 527
Zu welcher Gelegenheit trägt man welche Kleidung......Page 528
Gedeck......Page 529
Rechnung......Page 530
Bei der Auswahl eines Restaurants sollten Sie folgende Fragen beantworten......Page 531
Schönes Wetter heute, nicht wahr? - Smalltalk......Page 532
Wie stellt man den Kontakt zu einer Gruppe her?......Page 533
Selbst-Motivation f ür Sekretärinnen und Assistentinnen......Page 534
Intrinsis che Motivation......Page 535
Selbstmotivation - hält länger......Page 536
Das kann ich! Klarheit über die eigenen Leistungen......Page 537
Ziele als Motivatoren......Page 538
Die ersten Schritte......Page 542
So präsentieren Sie sich erfolg reich im Beruf......Page 544
Männer reden nicht schlecht über sich selbst, Frauen schon......Page 545
Glaubenssätze neu formul ieren......Page 546
Systemisch gedacht: Fünf gute Gründe , sich nicht zu präsentieren......Page 548
Detektivin in eigener Sache: Was eignet sich für Auftritte, wo lohnt sich Selbstpräsentation?......Page 549
Kommunikationss!il bei Besprechungen......Page 550
Spontane Vorstellung: Selbstprä sentation In schwierigen Situationen......Page 553
Erfolgreiches Selbstmarketing sichert den beruflichen Erfolg......Page 555
Weiterführende Literatur......Page 556
Teil VII Beyond Work......Page 557
Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit- Vermögensplanungund Altersvorsorge......Page 558
Der erste Schritt: Einkommenssicherung......Page 559
Wer ist wann berufsunfähig? Und wie finde ich den richtigen Anbieter?......Page 561
Vermögensaufbau und Altersvorsorge......Page 562
Systematisch vorgehen: Der Stufenbrunnen......Page 563
\"Ihr Fonds fü rs Leben\": Vermögensverwaltende Fondskonzepte......Page 565
Neue Rentenwelt seit 2005......Page 567
Riestern lohnt sich......Page 568
Wo finde ich kompetente Beratung?......Page 571
Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig......Page 572
Mit einer gesunden Grundlage in den Tag......Page 573
Flüssigkeitsversorgung:Wasser als geistiger Fitmacher......Page 575
Energiequelle Eiweiß für Abend- und Geschäftsessen......Page 576
Energie durch Bewegung: Sport für Berufstätige......Page 578
Den natürlichen Rhythmus nutzen......Page 579
Übunge n für Zwischendurch......Page 580
Selbst für Bewegung sorgen......Page 582
Bleiben Sie am Ball......Page 583
Burnout - eine unterschätzte Krankheit der modernen Zivilisation......Page 584
Langfristig Denken - Ressourcen schonen......Page 589
Vorlage für die ganzheitliche Wochenplanung :......Page 590
Die Herausgeberinnen......Page 591
Die Autorinnen und Autoren......Page 593
B\r......Page 610
I......Page 611
P\r......Page 612
V......Page 613
Z\r......Page 614
Weiterführende Literatur......Page 615