Excel 2010 (Zambak)

1. Spreadsheet Basics
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Screen Elements and Definitions . . . . . . . . . . . . . 8
Parts of Excel Screen That
You Need to Know . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
The Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Contextual Tabs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Accessing the Ribbon using your keyboard . . . . 12
The Shortcut menus and the Mini Toolbar  . . . . . 12
Customizing your Quick Access Toolbar . . . . . . . 13
Excel with the Numbers:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Your First Excel Application . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Creating a New Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Filling in the month names . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Applying table format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Creating a chart from your data . . . . . . . . . . . . 15
Saving your document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2. Worksheet and Cell Operations
Mouse Pointers  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Cell Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Selecting a Cell or an Area . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Entering data in a cell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Using arrow keys instead of pressing Enter . . . 21
Moving Through a Selected Area . . . . . . . . . . . 22
Selecting multiple cells, rows or columns . . . . 22
Entering data in an area . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Entering numbers with fractions . . . . . . . . . . . . 23
Modifying Cell Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Cell, Row or Column Operations . . . . . . . . . . . . . 24
Resizing and auto sizing rows columns: . . . . . 24
Hiding and Unhiding Cells . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Deleting – Inserting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Cut, copy, paste operations . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Paste Special. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Worksheet Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Deleting a worksheet: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Renaming a worksheet: . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Moving or copying a worksheet . . . . . . . . . . . . 26
Inserting an empty worksheet. . . . . . . . . . . . . . 27
Selecting Multiple Worksheets . . . . . . . . . . . . . 27
Changing the active worksheet. . . . . . . . . . . . . 27
Hiding or Unhiding a worksheet . . . . . . . . . . . . 27
Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Word Search Puzzle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3. Formatting Your Documents
Formatting Tools  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Using The Format Cells Dialog Box . . . . . . . . . . . 37
Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Alignment  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Font . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Fill  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Protection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Document Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Using Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Using Format Painter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Using Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
What is table?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Creating a table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Table AutoFormat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Some facilities for tables  . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Word Search Puzzle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
4. Page Setup and Printing
Page Layout Tab  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Page Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Margins Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Header/Footer Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Chart Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Sheet Tab  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Normal view and Page Layout View . . . . . . . . . 58
Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Print Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Word Search Puzzle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5. Functions and Formulas
Understanding Functions and Formulas . . . . . . . 66
Linking Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Creating a link formula by pointing. . . . . . . . . . 67
Writing Your First Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Operators in Excel Formulas. . . . . . . . . . . . . . . 68
Absolute and Relative Reference . . . . . . . . . . . 69
Simple Functions: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Sum Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Average Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Max and Min Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Count Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
All in One: Subtotal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Using Functions and Formulas. . . . . . . . . . . . . . . 76
Date and Time Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Math and Trigonometric Functions . . . . . . . . . . 80
Logical Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Statistical Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Text Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Lookup & Reference Functions. . . . . . . . . . . . . 90
Database Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
6. Data Processing
Preparing Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Sorting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Using Fast Sort. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Custom Sort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Custom Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Quick Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Advanced Filter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Consolidating Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Consolidating worksheets by using formulas . 110
Using Consolidate Command . . . . . . . . . . . . . 111
Pivot Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Inserting Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
7. Charts
Inserting Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Chart Tools: Design Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Chart Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Chart Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Chart Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Chart Tools: Layout Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Layout In Brief. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Chart Tools: Format Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Word Search Puzzle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
8. Extra Options
Data Validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Data Validation Allow Options . . . . . . . . . . . . . 134
Freeze and Split Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Splitting Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Freezing Panes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Displaying a workbook in more than
one window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Synchronous Scrolling two workbooks . . . . . . 136
Group and Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Using Watch window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
To Insert a Comment: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
To Format a Comment: . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
To change Comment Shape . . . . . . . . . . . . . . 140
Tracking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
How to Use Change Tracking . . . . . . . . . . . . . 141
Sharing a Workbook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Display changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Options Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
General Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Formula options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Proofing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Save Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Advanced Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Customize  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Trust Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
9. Macros
Before Starting Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Displaying Developer Tab . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Some Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Security first . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Writing Your Macros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Recording Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Writing Macros Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Types of Macro Procedures . . . . . . . . . . . . . . . 158
Macro Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Excel Object Hierarchy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Object Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Assigning value to a cell. . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Using Message Box and Input Box . . . . . . . . . 160
Concatenating Two Strings . . . . . . . . . . . . . . . 160
Using Basic Programming Language
in your macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Object Browser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Ready for a bigger project? . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Want More? (Optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Combo Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Check Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Option Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Using User Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Entertainment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Homework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
ANSWER KEY AND INDEX
Answer Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183