Enterprise Content Management with Microsoft SharePoint

Contents at a glance......Page 5
Contents......Page 7
Introduction......Page 13
What is Enterprise Content Management?......Page 21
The ECM stack......Page 25
Capture......Page 27
File upload......Page 28
Microsoft Office documents......Page 29
Electronic form capture......Page 30
Content streams......Page 31
Store......Page 32
Information Architecture......Page 33
Transformation......Page 36
Records management......Page 37
Security and access......Page 38
Policy......Page 39
Deliver......Page 40
Editing and viewing......Page 41
Process......Page 42
Business Intelligence and BigData......Page 43
Preserve	......Page 45
Compression......Page 46
Why use ECM?......Page 47
Proactive driver......Page 48
How can you use information to make better decisions?......Page 49
Who does ECM target?......Page 51
Building expectations......Page 52
Next steps......Page 53
Building a solid foundation......Page 55
File upload......Page 56
Microsoft Office......Page 59
Native SharePoint documents......Page 61
Document scanning......Page 63
Physical Storage......Page 67
Logical storage/Information Architecture......Page 69
Web applications and site collections......Page 72
Libraries......Page 73
Metadata......Page 75
Document ID......Page 77
Taxonomy and folksonomy......Page 78
Process......Page 81
Disposition workflow......Page 83
Three-state workflow......Page 84
Conditional formatting......Page 85
Workflow......Page 86
Next steps......Page 88
Management of content......Page 89
Change opposition or support......Page 90
Who manages content?......Page 91
Repository......Page 93
Document......Page 97
Document management......Page 99
Delivery of content......Page 101
Consistency......Page 102
Browsing and navigation......Page 103
Search......Page 106
Viewing......Page 107
Preservation......Page 108
Next steps......Page 110
Deployment assumptions......Page 111
Managed metadata—taxonomy......Page 116
Content types......Page 129
Shared Information Architecture......Page 137
Small scale......Page 145
Large scale......Page 149
Next steps......Page 151
Don’t go it alone......Page 153
Time and conflict......Page 155
Team selection......Page 157
ECM team roles and responsibilities......Page 159
Team culture......Page 160
Project management......Page 161
Subject matter expert......Page 162
Technical team......Page 163
Quality control......Page 164
Pre-mortem......Page 165
Be a practitioner as well as an implementer......Page 166
Next steps......Page 167
Least common denominator......Page 169
Preparing the organization......Page 170
Encourage behavior......Page 172
The community......Page 174
The experts......Page 175
Branding......Page 176
Bad for adoption......Page 178
Enforcing the plan......Page 180
Next steps......Page 181
Documentation......Page 183
Configuration blueprint......Page 184
Source of truth......Page 185
Site and library architecture......Page 186
Content types......Page 192
Taxonomy......Page 197
Content governance......Page 200
Next steps......Page 209
Principles and life cycle......Page 211
Business drivers......Page 213
Retention schedule......Page 215
Records management features in SharePoint......Page 218
Records center vs. in-place records management......Page 235
Records management processes in SharePoint......Page 237
Next steps......Page 239
Holds......Page 241
Litigation support......Page 243
eDiscovery processes......Page 245
Office 365 consideration......Page 247
Implementing eDiscovery in SharePoint......Page 248
Exporting content......Page 257
Notification......Page 260
Next steps......Page 262
Office 365......Page 263
Data security......Page 266
Bandwidth and accessibility......Page 267
Backup and recovery......Page 268
Business process management......Page 269
Remote BLOB storage......Page 270
Integration with LOB......Page 271
Records management......Page 272
Social......Page 273
General considerations......Page 274
Systems integrators......Page 276
Next steps......Page 278
Tools......Page 279
SharePoint community......Page 280
Conclusion......Page 282
Index......Page 285