EDV als Instrument der Unternehmensführung

دستور تحقیقات اولیه باید از سوی مدیریت شرکت صادر شود. منطقی نیست که یک رئیس بخش خاص به عنوان مشتری عمل کند، زیرا در غیر این صورت این خطر وجود دارد که منافع بخش خود را از نزدیک ببیند و در تحقیقات اولیه روی آنها تمرکز کند. مدیریت نیز باید رهبر پروژه را منصوب کند. این شخص مسئول کل تحقیقات اولیه است و باید برای انجام وظیفه مورد نظر کاملاً آزاد باشد. برای دسترسی به تمامی داده ها و اطلاعات مورد نیاز گروه تحقیق، مدیر پروژه باید از اختیارات کافی برخوردار باشد. در عمل، مسیر گزارش دهی مستقیم از مدیر پروژه به مدیریت شرکت، به ویژه مؤثر بوده است. اقدامات اجرای یک سیستم EDP هرچه بیشتر در شرکت شناخته شود که "مدیریت عالی" پشت این پروژه است، پیاده سازی آسان تر است. دستور تحقیقات مقدماتی باید به صورت کتبی توسط مدیریت داده شود و به موارد زیر رسیدگی شود: (1) اهداف، (2) وکالتنامه، (3) محدودیت های زمانی، (4) هزینه ها، (5) گزارش (الف) ) گزارش گیری در حال انجام (ب) گزارش نهایی اهداف مدیریت شرکت کاملاً متفاوت است. آنها می توانند از رسیدگی به مشاغل انفرادی (به عنوان مثال حسابداری حقوق و دستمزد) تا معرفی MIS متغیر باشند. اجرای کار انبوه با کمک سیستم های EDP معمولاً فقط بر بخش های خاصی از سازمان قبلی تأثیر می گذارد. از سوی دیگر، با یک MIS، کل سازمان موجود زیر سوال می رود. برای دستیابی بهینه به اهداف سازمانی در چنین حالتی باید مسیر را از دید کلی به نمای جزئی طی کرد و نه برعکس.

Der Auftrag zur Voruntersuchung muß von der Unternehmensleitung ausgehen. Es ist nicht zweckmäßig, wenn ein bestimmter Ressortleiter als Auftraggeber auftritt, weil sonst die Gefahr besteht, daß er zu sehr die Interessen seines Ressorts sieht und bei der Voruntersuchung den Schwerpunkt darauf legt. Die Unternehmensleitung muß auch den Projektleiter ernennen. Dieser ist für die gesamte Voruntersuchung verantwortlich und sollte für die vorgesehene Aufgabe ganz freigestellt werden. Um Zugang zu allen von der Untersuchungsgruppe be­ nötigten Daten und Informationen zu erhalten, muß der Projektleiter genügend Autorität besitzen. ln der Praxis hat sich besonders der direkte Berichtsweg vom Projektleiter zur Unternehmensleitung bewährt. Die Maßnahmen zur Verwirklichung eines EDV-Systems lassen sich um so leichter durchsetzen, je mehr in der Unter­ nehmung bekannt ist, daß hinter diesem Projekt die "oberste Spitze" steht. Der Auftrag zur Voruntersuchung sollte von der Unternehmensleitung schriftlich gegeben werden und folgende Punkte behandeln: (1) Zielsetzung, (2) Vollmachten, (3) zeitliche Begrenzung, (4) Kosten, (5) Berichterstattung (a) laufende Berichterstattung (b) Schlußbericht Die Zielsetzungen der Unternehmensleitungen sind recht unterschiedlich. Sie kön­ nen von der Bewältigung einzelner Massenarbeiten (z. B. Lohn- und Gehaltsab­ rechnung) bis zur Einführung eines MIS gehen. Dabei betrifft die Durchführung von Massenarbeiten mit Hilfe von EDV-Anlagen meist nur bestimmte Teile der bis­ herigen Organisation. Bei einem MIS wird dagegen die gesamte bestehende Organisation in Frage gestellt. Um die Unternehmensziele in einem solchen Falle optimal zu erreichen, muß man den Weg von der Gesamtbetrachtung zur Teil­ betrachtung gehen und nicht umgekehrt.