Організація праці менеджера

دسته بندی: مدیریت
ویرایش:  
نویسندگان: Федоряк Р.М.,  Луцик Т.Р.,   
سری:  
 
ناشر:  
سال نشر:  
تعداد صفحات: 253 
زبان: Ukrainian 
فرمت فایل : PDF (درصورت درخواست کاربر به PDF، EPUB یا AZW3 تبدیل می شود) 
حجم فایل: 2 مگابایت 

قیمت کتاب (تومان) : 46,000

خلاصه سخنرانی ها. — کیف: KNUTD، 2011 ویژگی های کار مدیریتی
کار مدیریتی به عنوان جزئی از فعالیت های مدیریتی. مبانی عینی ظهور، ذات، موضوع، مفعول و وسایل سازماندهی کار مدیر.
تحول سازمان کارگری. ماهیت، اهداف و شرایط بهبود کار در مرحله فعلی. کار مدیریتی به عنوان مجموع اجزای مدیریتی (کارگر مدیریتی – وضعیت مدیریتی – فرآیند مدیریتی).
انواع و طبقه بندی فعالیت های مدیریتی: محتوا، ماهیت ابتکار، دوره، موضوع فعالیت، تناوب تکرار، ثابت بودن در زمان، اهمیت و فوریت.
وظایف مدیر در مدیریت فعالیت های شرکت، اشکال رهبری (مستقیم و غیر مستقیم، کامل و جزئی). مدیریت فعالیت های مشترک طراحی سلسله مراتب حجم.
توابع اکتشافی، اداری و اپراتوری مدیر، رابطه بین آنها. محتوای کار مدیر و طبقه بندی آن. نقش های مدیر از نظر مینتزبرگ. طبقه بندی سختی کار استرس فیزیکی و عصبی. تحقیقات روانی فیزیولوژیکی.
مفهوم فرآیند کار. قوانین توسعه تشکل کارگری. معیارهای بهینه سازی فرآیندهای کار انواع فرآیندهای کار و عوامل تعیین کننده محتوای فرآیند کار. جوهر رویکرد علمی به دانش فرآیندهای کار.
ماهیت، اصول و جهات سازماندهی علمی کار
ماهیت، اهمیت و وظایف سازمان علمی کار در مرحله کنونی.
اصول اصلی سازماندهی علمی کار: انبوه بودن، برنامه ریزی، جامعیت، پوشش کلی، علمی بودن، هنجاری بودن، کارایی، ملموس بودن، علاقه.
جهت سازماندهی علمی کار: تقسیم منطقی وظایف، ادغام سازمانی فرآیندهای تقسیم (عملکردی، فناوری، تقسیم کار صلاحیتی) و همکاری، ترتیب پرسنل در پیوندهای سیستم مدیریت، استانداردسازی مدیریت. کار و استفاده بهینه از زمان کار، سازماندهی منطقی محل کار و ایجاد شرایط بهینه برای کار و استراحت، استفاده از روش ها و ابزارهای منطقی برای انجام کارهای مدیریتی، اطمینان از صلاحیت های لازم کارکنان، تنظیم فعالیت ها و روابط، مواد و تحریک اخلاقی کار مدیریتی.
تدوین و اجرای طرح های سازماندهی علمی کار.
توزیع و همکاری کار مدیریت. فعالیت اداری
انواع اصلی توزیع و همکاری نیروی کار در شرکت. تقسیم کار صلاحیت فنی، عملکردی و حرفه ای. همکاری کار و انواع آن: محدودیت های اقتصادی، روانی و جامعه شناختی تقسیم کار.
اصول تقسیم کار حرفه ای و صلاحیتی. طراحی توزیع و همکاری نیروی کار و ایجاد تناسب انواع کار.
زمینه های اصلی بهبود سیستم فعلی توزیع نیروی کار و همکاری. توزیع منطقی وظایف بین مدیر و کارکنان دستگاه مدیریت. اصول و مراحل توزیع وظایف مدیریت. رعایت تابعیت. طراحی ترکیب واحدهای سازه ای.
تعیین کارکرد معاونت ها و میزان تمرکز مدیریت.
توزیع وظایف: ارتباط با صلاحیت مجری. جنبه های ارتباطی و اطلاعاتی فعالیت اداری. تکنیک ها و اشکال انتقال دستورات - خودکامه و دموکراتیک. کتبی و شفاهی. عینی سازی تکالیف. یکنواختی، مشخص بودن وظایف، آزادی عمل. آموزش به زیردستان. در نظر گرفتن عوامل ذهنی در فعالیت های اداری.
برنامه ریزی کار شخصی مدیر
زمان به عنوان منبع: معنا، ویژگی ها، ساختار و استانداردها. ویژگی های زمان به عنوان یک منبع: برگشت ناپذیری، عینیت، محدودیت. روشها و ابزارهای عقلانی عمومی برای انجام کارهای مدیریتی.
برنامه ریزی هدفمند کار مدیر. تجزیه اهداف مدیریت شرکت بر اساس سطح مدیران.
روش های برنامه ریزی کار شخصی مدیر: برنامه ریزی تجویزی، فردی و ترکیبی. اهداف شخصی مدیر فرآیند تعیین اهداف شخصی مدیر: تعریف اهداف، تجزیه و تحلیل احتمالات دستیابی به اهداف، شفاف سازی و تدوین مشخص اهداف.
برنامه های آینده نگر (سالانه و ماهانه) - برنامه ریزی نتایج. برنامه های عملیاتی (هفتگی و روزانه) - برنامه ریزی زمان به عنوان یک منبع. انتخاب اولویت موارد، اصول اولویت. مراحل فرآیند برنامه ریزی: تهیه فهرست موارد، تعیین مدت تخمینی، محاسبه زمان ذخیره، تعیین اولویت ها، کنترل و هماهنگی. با در نظر گرفتن ویژگی های فردی ظرفیت کاری هنگام تهیه برنامه-زمان ها. اصول سازمانی در دستور کار.
وسایل برنامه ریزی کار شخصی مدیر: تقویم، دفتر خاطرات، \"سازمان دهنده\"، \"مدیر زمان\"، دفترچه یادداشت الکترونیکی، سیستم های کامپیوتری سازمان کار.
واگذاری وظایف، فعالیت ها، شایستگی و مسئولیت عملکردی به عنوان شکلی از توزیع کار مدیریتی. عناصر فرآیند تفویض اختیار. وظایفی که محول نمی شوند. تفویض مسئولیت: ویژگی های مسئولیت، محدوده تفویض، شرح وظایف، وظایف کارمند و مدیر در شرایط تفویض مسئولیت. ارتباط تفویض اختیار با آموزش زیردستان. موانع تفویض اختیار (از سوی مدیران و مجریان) و راه های رفع آنها. حق مرتکب اشتباه کردن.
تنظیم امور مدیریتی، حسابداری و تحلیل زمان کار
انواع هنجارها و استانداردها. طبقه بندی استانداردهای کار: بر اساس انواع استانداردها، روش های توسعه، درجه اهمیت، دامنه کاربرد.
حسابداری و تجزیه و تحلیل زمان کار. عکاسی و سلف پرتره روز کاری. اندازه گیری زمان صرف شده برای فعالیت های تولیدی، تلفات ناشی از موانع و وقفه در کار. مراحل تجزیه و تحلیل استفاده از زمان کار.
روش های جیره بندی نیروی کار: ریز عنصری، تحلیلی، آماری، سهمیه بندی کارشناسی. روش محاسبه استانداردهای شدت کار مدیریت.
ساماندهی محل کار. شرایط کار
جوهره سازماندهی محل کار مدیر. طبقه بندی محل های کار: سطوح مدیران، سطح مکانیزاسیون، وضعیت کار، محل استقرار، ثبات محل کار، درجه تخصص، شرایط کار.
الزامات سازماندهی محیط های کار: اطلاعاتی، اقتصادی، ارگونومیکی، بهداشتی، زیبایی شناختی، فنی، سازمانی. شاخص های آنتروپومتریک که هنگام سازماندهی محل کار در نظر گرفته می شوند. بهبود تجهیزات و تجهیزات تکنولوژیکی محل کار. الزامات تجهیزات. دستگاه دزدگیر، تابلوهای کنترل. تجهیزات کمکی، الزامات تجهیزات کمکی.
برنامه ریزی شماتیک محل کار. مناطق کاری قرار دادن منطقی کارکنان سیستم های برنامه ریزی اتاق: اداری، عمومی، سلولی. قوانین توزیع اماکن. هنجارهای منطقه محل کار تجهیزات سازمانی یکسان سازی تجهیزات
محتوای مفهوم «شرایط کار». عوامل تولید عبارتند از روان فیزیولوژیکی، بهداشتی-بهداشتی، زیبایی شناختی و اجتماعی-روانی.
استفاده از ابزارهای فنی مدیریت و طبقه بندی آنها بر اساس ویژگی. تعیین تجهیزات سازمانی و محاسباتی: تهیه پیش نویس اسناد، تکثیر و کپی اسناد، پردازش اسناد.
قوانین ایجاد شرایط منطقی کار. مصلحت و روش شناسی تهیه پاسپورت محل کار. حصول اطمینان از شرایط کاری مساعد بهداشتی و بهداشتی برای مدیر. زیبایی شناسی کار.
انواع اصلی کار یک مدیر
مستندسازی در مدیریت
نقش و جایگاه اطلاعات مستند در مدیریت. اسناد، وظایف و انواع آنها سند به عنوان وسیله ای برای ایمن سازی اطلاعات، عنصری از سازمان کاری داخلی مدیر است. عملکرد ارتباطی اسناد.
انواع اسناد بر اساس مبدأ، حوزه فعالیت سازمان، نام، پیچیدگی، شکل و ابزار تثبیت، مدت نگهداری.
سیستم های اسناد و مدارک. فرآیندهای مستندسازی: تهیه، توافق، ثبت، تولید اسناد.
مفهوم فرم. جزئیات اولیه اسناد، محل آنها. اشکال اسناد، انواع طراحی آنها.
الزامات اصلی اسناد: اصالت، مطابقت با قوانین جاری، مطابقت با فرم، اجرای بی عیب و نقص. شرایط ثبت نام تثبیت جزئیات مخاطب.
نکاتی در مورد تایید (هماهنگی) داخلی یا خارجی (ویزا، کرکس، تایید). گواهی اسناد - امضا، مهر و موم، تایید. تأیید اسناد - دریافت آنها، کنترل، اجرا، انتقال اطلاعات، کپی کردن. قطعنامه به عنوان شکلی از تصمیم مدیریت یکسان سازی به عنوان روشی برای بهبود اسناد قوانین تدوین متن اسناد. عناصر و ساختار اسناد.
آداب نامه کاری.
تدوین و اجرای اسناد
طبقه بندی و اجرای اسناد سازمانی و اداری. ويژگيهاي تنظيم اساسنامه، موافقتنامه تأسيس و مقررات بنگاهها. تدوین دستورالعمل های شغلی، مقررات آیین نامه داخلی کار. مستندسازی فعالیت
هیئت های دانشگاهی. مصوبات و تصمیمات هیأت های دانشگاهی. پیش نویس پروتکل ها: مشروح و مختصر. صدور احکام، دستورات، نامه های رسمی، یادداشت های رسمی (توضیحی،
گزارشی). انواع اعمال. ساختار و مراحل ثبت نام
تشکیل اسناد پرسنلی: قراردادهای کار، احکام پرسنل، دفترچه کار، پرونده شخصی کارکنان. ساختار کارکنان و کارکنان. مستندسازی فرآیند استخدام، اخراج یا انتقال به موقعیت (سایت) دیگر. مدارک از سیستم استخدام پیمانی. جمع آوری اسناد شخصی: درخواست، رزومه، زندگی نامه، رسید، توصیه نامه، توصیه نامه.
تهیه مستندات فعالیت اقتصادی. تهیه و اجرای قراردادهای تامین، پیمانکاری فرعی، مسئولیت اموال. اسناد فعالیت اقتصادی و مطالبات؛ اعمال تجاری، نامه های ادعایی، پروتکل های اختلاف نظر در قراردادها. اسناد حسابداری و مالی: ثبت مراحل افتتاح حساب بانکی.
مستند فعالیت اقتصادی خارجی: اسناد سازماندهی روابط اقتصادی خارجی، اسناد ایجاد سرمایه گذاری مشترک.
سازمان مدیریت دفتر. پردازش و مواد متنی
ویژگی های کلی فرآیندهای مدیریت دفتر: دریافت، ثبت، ذخیره سازی. پذیرش مدارک بررسی اولیه اسناد. ثبت اسناد. فرم های ثبت اسناد (ورودی، خروجی، داخلی) و مراحل تکمیل آنها. ثبت خودکار: بانک ثبت اطلاعات. فرم ثبت نام مجله.
انواع جریان اسناد. با اسناد کار کنید.
نامگذاری موارد و انواع آنها: فردی، توصیه شده و معمولی. تشکیل و رسیدگی به پرونده ها.
اتوماسیون فرآیندهای تجاری در شرکت. ساختار خدمات دفتری. دستورالعمل استفاده از رایانه های شخصی در فرآیند سازماندهی کار با اسناد متنی و پشتیبانی اسناد مدیریت. تبادل اسناد الکترونیکی (ایمیل).
روش ها و ابزارهای پردازش منطقی مطالب متنی: فیلتر کردن، تندخوانی، پردازش متون. بهبود روش های خواندن استفاده از سیگنال های ورودی، تقویت کننده، مرجع.
تشکیل و برگزاری جلسات و گردهمایی ها
جلسات تجاری به صورت گروهی، جمعی، تیمی موقت. فناوری تهیه و برگزاری جلسات. روشهای برگزاری منطقی جلسات: برنامه ریزی، تدوین دستور کار و مقررات، تعیین دایره شرکت کنندگان و محل برگزاری، آشنایی شرکت کنندگان. ویژگی های جلسات تجاری - رعایت مقررات، مدیریت بحث، آماده سازی و صلاحیت رئیس جلسه، رای گیری، اتخاذ و اجرای تصمیمات.
طبقه بندی جلسات تجاری: بر اساس اهداف، فراوانی، درجه پیش بینی پذیری، ترکیب شرکت کنندگان، محدوده سوالات، تعداد سوالات، تعداد شرکت کنندگان، ترکیب دبیرخانه، هیئت رئیسه، روش انجام، ثبت تصمیمات اتخاذ شده در ملاقات.
برگزاری جلسات. روش های تأثیرگذاری بر رفتار شرکت کنندگان در جلسه. ویژگی های جلسات عملیاتی اشکال غیر متعارف جلسات: طوفان فکری، نشست مستبدانه، تصمیم گیری منسجم.
اثربخشی و برآورد جلسات و گردهمایی ها.
تماس های تجاری، مذاکرات، مکالمات تلفنی
تهیه و انجام جلسات کاری و مذاکرات. طبقه بندی مذاکرات بر اساس اهداف شرکت کنندگان در آنها. وظایف مذاکرات: اطلاع رسانی، ارتباطی، هماهنگی، کنترل، حواس پرتی، تبلیغات، تاخیر.
پویایی مذاکرات. فرآیند انجام مذاکرات: آماده سازی، انجام مستقیم، تجزیه و تحلیل (بحث) نتایج. جنبه های اصلی انجام مذاکرات: محتوایی، سازمانی و تاکتیکی. مراحل مذاکرات: شفاف سازی مواضع مذاکره کنندگان، جستجوی جایگزین. انواع تصمیمات مشترک مذاکره کنندگان.
مکانیسم‌های روان‌شناختی و فناوری فرآیند مذاکره. تکنیک های تاکتیکی در مذاکرات شرایط روانی موفقیت در مذاکرات. اهمیت حالات و حرکات صورت در فرآیند ارتباط. طبقه بندی انواع متقابل.
مدیریت جریان بازدیدکنندگان، تکنیک پذیرایی از آنها، ویژگی های پذیرایی برای امور شخصی. ویژگی های گروه بازدیدکنندگان: بازدیدکنندگان اعلام شده و اعلام نشده. استراتژی برای مدیریت جریان بازدیدکنندگان.
ویژگی های انجام مکالمه تلفنی. تکنیک مکالمه تلفنی منطقی کردن تماس های تلفنی: تماس های ورودی \"غیرفعال\" و تماس های خروجی \"فعال\". فیلتر کردن تماس های تلفنی دریافتی تعیین تاکتیک های یک تماس تلفنی موثر. قوانین انجام مکالمه تلفنی
مبانی تعامل بین مدیر و منشی مرجع. ویژگی های شغلی و خصوصیات شخصی منشی.
تعهدات منشی شخصی و وابستگی آنها به سمت خاص مدیر. اجرای برنامه کاری مدیر. صلاحیت اجتماعی و روانی دبیر-مرجع.

Конспект лекцій. — Київ: КНУТД, 2011 Особливості управлінської праці
Управлінська праця як складова управлінської діяльності. Об'єктивні основи виникнення, сутність, предмет, об'єкт та засоби організації праці менеджера.
Еволюція організації праці. Сутність, цілі та умови вдосконалення праці на сучасному етапі. Управлінська праця як сума управлінських складових (управлінський працівник – управлінська ситуація – управлінський процес).
Види та класифікація управлінської діяльності: змістом, характером ініціативи, періодом, предметом діяльності, періодичністю повторення, фіксованістю у часі, важливістю і терміновістю.
Завдання менеджера в управлінні діяльністю підприємства, форми керівництва (пряма і непряма, повна і часткова). Керівництво спільною діяльністю. Проектування ієрархії обсягу.
Евристична, адміністративна та операторська функції менеджера, співвідношення між ними. Зміст роботи менеджера та її класифікація. Ролі керівника за Мінцбергом. Класифікація важкості праці. Фізичні та нервово-психічні навантаження. Психофізіологічні дослідження.
Поняття трудового процесу. Закони розвитку організації праці. Критерії оптимізації трудових процесів. Типи трудових процесів і фактори, які визначають зміст трудового процесу. Сутність наукового підходу до пізнання трудових процесів.
Сутність, принципи та напрямки наукової організації праці
Сутність, значення та завдання наукової організації праці на сучасному етапі.
Основні принципи наукової організації праці: масовість, плановість, комплексність, загальне охоплення, науковість, нормативність, ефективність, конкретність, зацікавленість.
Напрямки наукової організації праці: раціональний розподіл обов'язків, організаційне закріплення процесів поділу (функціональний, технологічний, кваліфікаційний поділ праці) та кооперації, розстановка кадрів по ланках системи управління, нормування управлінської праці та оптимальне використання робочого часу, раціональна організація робочого місця і створення оптимальних умов праці та відпочинку, використання раціональних методів і засобів виконання управлінських робіт, забезпечення необхідної кваліфікації працівників, регламентування діяльності та стосунків, матеріальне й моральне стимулювання управлінської праці.
Розробка та впровадження планів із наукової організації праці.
Розподіл та кооперація управлінської праці. Розпорядча діяльність
Основні види розподілу та кооперації праці на підприємстві. Технологічний, функціональний та професійно-кваліфікаційних розподіл праці. Кооперація праці та її види: економічні, психологічні та соціологічні межі розподілу праці.
Принципи професійно-кваліфікаційного розподілу праці. Проектування розподілу та кооперації праці та встановлення пропорційності видів праці.
Основні напрямки удосконалення діючої системи розподілу та кооперації праці. Раціональний розподіл функцій між керівником та працівниками апарату управління. Принципи та етапи розподілу управлінських функцій. Дотримання субординації. Проектування складу структурних одиниць.
Визначення функції заступників та рівня централізації управління.
Розподіл завдань: зв'язок із кваліфікацією виконавця. Комунікаційно-інформаційні аспекти розпорядчої діяльності. Техніка і форми передачі розпоряджень – автократичні та демократичні; письмові та усні. Об'єктивізація доручень. Рівномірність, конкретність завдань, свобода дії. Інструктування підлеглих. Урахування суб'єктивних факторів у розпорядчій діяльності.
Планування особистої роботи менеджера
Час як ресурс: значення, особливості, структура та нормативи. Особливості часу як ресурсу: незворотність, об'єктивність, обмеженість. Загальні раціональні методи та засоби виконання управлінської роботи.
Цільове планування роботи менеджера. Декомпозиція цілей управління підприємством за рівнями менеджерів.
Методи планування особистої праці менеджера: директивне, індивідуальне та комбіноване планування. Особисті цілі менеджера. Процес постановки особистих цілей менеджера: визначення цілей, аналіз можливостей досягнення поставлених цілей, уточнення і конкретне формулювання цілей.
Перспективні (річні та місячні) плани – планування результатів; оперативні (тижневі та щоденні) плани — планування часу як ресурсу. Вибір пріоритетності справ, принципи пріоритетності. Стадії процесу планування: складання переліку справ, визначення передбачуваної тривалості, розрахунок резервного часу, визначення пріоритетності, контроль і координація. Врахування індивідуальних особливостей працездатності при складанні планів-графіків. Організаційні принципи розпорядку дня.
Засоби планування особистої роботи менеджера: календар, щоденник, «організатор», «тайм-менеджер», електронна записна книжка, комп'ютерні системи організації праці.
Делегування завдань, діяльності, компетенції та функціональної відповідальності як форма розподілу управлінської праці. Елементи процесу делегування. Завдання, які не делегуються. Делегування відповідальності: характеристика відповідальності, діапазону делегування, опис посади, обов'язки співробітника і керівника в умовах делегування відповідальності. Зв'язок делегування з навчанням підлеглих. Перешкоди у делегуванні (з боку керівників та з боку виконавців) та шляхи їх подолання. Право підлеглого на помилку.
Нормування управлінської праці, облік та аналіз робочого часу
Види норм і нормативи. Класифікація нормативів праці: за видами нормативів, за методами розробки, за ступенем значущості, за масштабом застосування.
Облік та аналіз робочого часу. Фотографія та самофотографія робочого дня. Вимірювання витрат часу на продуктивну діяльність, втрат на перешкоди і перерви в роботі. Етапи аналізу використання робочого часу.
Методи нормування праці: мікроелементне, аналітичне, статистичне, експертне нормування. Порядок розрахунку нормативів трудомісткості управління.
Організація робочих місць. Умови праці
Сутність організації робочого місця менеджера. Класифікація робочих місць: рівнями менеджерів, рівнем механізації, робочою позою, місцем розміщення, стабільністю розміщення, ступенем спеціалізації, умовами праці.
Вимоги до організації робочих місць: інформаційні, економічні, ергономічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні. Антропометричні показники, які враховуються при організації робочих місць. Удосконалення обладнання і технологічне оснащення робочих місць. Вимоги до обладнання. Прилад сигналізації, пульти управління. Допоміжне обладнання, вимоги до допоміжного обладнання.
Схематичне планування робочого місця. Робочі зони. Раціональне розміщення працівників. Системи планування приміщень: кабінетна, загальна, сотова. Правила розподілу приміщень. Норми площі робочого місця. Організаційне оснащення. Уніфікація оснащення.
Зміст поняття «умови праці». Фактори виробничого психофізіологічні, санітарно-гігієнічні, естетичні та соціально-психологічні.
Використання технічних засобів управління та їх класифікація за ознакою. Призначення засобів організаційної та обчислювальної техніки: складання документів, розмноження і копіювання документів, обробка документів.
Правила створення раціональних умов праці. Доцільність та методика розроблення паспорта робочого місця. Забезпечення сприятливих санітарно-гігієнічних умов праці менеджера. Естетика праці.
Основні види роботи менеджера
Документування в управлінні
Роль та місце документальної інформації в управлінні. Документи, їх функції та різновиди Документ як засіб закріплення інформації, елемент внутрішньої організації праці менеджера. Комунікативна функція документів.
Види документів за походженням, напрямами діяльності організації, найменуванням, складністю, формою та засобами фіксації, терміном зберігання.
Системи документації. Процеси документування: підготовка, узгодження, оформлення, виготовлення документів.
Поняття формуляру. Основні реквізити документів, їх розміщення. Бланки документів, варіанти їх оформлення.
Основні вимоги до документів: достовірність, відповідність чинному законодавству, дотримання формуляру, бездоганність оформлення. Вимоги до оформлення. Фіксація реквізитів адресата.
Відмітки про погодження (узгодження) внутрішнє або зовнішнє (візи, грифи, погодження). Засвідчення документів – підписування, проставлення печатки, затвердження. Оформлення погодження документів – їх надходження, контроль, виконання, перенесення інформації, копіювання. Резолюція як форма оформлення управлінського рішення. Уніфікація як метод удосконалення документів. Правила складання тексту документів. Елементи та структура документів.
Етикет службового листа.
Складання та оформлення документів
Класифікація та оформлення організаційно-розпорядчої документації. Особливості оформлення статутів, установчих угод та положень підприємств. Оформлення посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку. Документування діяльності
колегіальних органів. Постанови та рішення колегіальних органів. Складання протоколів: докладних та скорочених. Оформлення наказів, розпоряджень, службових листів, службових записок (пояснювальних,
доповідних). Види актів. Структура та порядок оформлення.
Оформлення документації з особового складу: трудові контракти, накази по особовому складу, трудові книжки, особові справи співробітників. Структура штатної чисельності та штатного розкладу. Документування процесу прийому на роботу, звільнення з роботи або переведення на іншу посаду (ділянку). Документи з контрактної системи наймання працівників. Складання особистих документів: заяви, резюме, автобіографії, розписки, доручення, рекомендаційного листа.
Оформлення документації з господарської діяльності. Складання та оформлення договорів поставки, підряду, про майнову відповідальність. Документування господарсько-претензійної діяльності; комерційні акти, претензійні листи, протоколи розбіжностей до договорів. Обліково-фінансові документи: оформлення процедур відкриття рахунків у банку.
Документування зовнішньо-економічної діяльності: документи з організації зовнішньо-економічних зв'язків, документи з створення спільних підприємств.
Організація діловодства. Опрацювання й текстових матеріалів
Загальна характеристика процесів діловодства: надходження, реєстрація, зберігання. Приймання документів. Попередній розгляд документів. Реєстрація документів. Форми для реєстрації документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) і порядок їх заповнення. Автоматизована реєстрація: банк реєстрації даних. Журнальна форма реєстрації.
Види потоків документів. Робота з документами.
Номенклатура справ та її види: індивідуальна, рекомендована й типова. Формування й оформлення справ.
Автоматизація процесів діловодства на підприємстві. Структура служби діловодства. Напрямки використання ПЕОМ у процесі організації роботи з текстовими документами та документаційному забезпеченні управління. Обмін електронними документами (електронна пошта).
Методи і засоби раціональної обробки текстових матеріалів: фільтрування, швидкочитання, опрацювання текстів. Вдосконалення методики читання. Використання ввідних, посилюючих, опорних сигналів.
Організація та проведення нарад і зборів
Ділові наради як тимчасова група, колектив, команда. Технологія підготовки та проведення нарад і зборів. Методика раціонального проведення нарад: планування, вироблення порядку денного та регламенту, визначення кола учасників та місця проведення, ознайомлення учасників. Особливості ділових нарад -дотримання регламенту, керування дискусією, підготовка і компетентність голови наради, голосування, прийняття та оформлення рішень.
Класифікація ділових нарад: цілями, періодичністю, ступенем прогнозованості, складом учасників, колом питань, кількістю питань, кількістю учасників, складом секретаріату, президії, методом проведення, фіксації рішень, прийнятих на нараді.
Ведення нарад. Способи впливу на поведінку учасників наради. Особливості оперативних нарад. Нетрадиційні форми нарад: мозкова атака, авторитарна нарада, послідовне узгодження рішення.
Результативність та кошторис нарад і зборів.
Ділові контакти, переговори, телефонні розмови
Підготовка та проведення ділових зустрічей та переговорів. Класифікація переговорів за цілями їх учасників. Функції переговорів: інформаційна, комунікативна, координуюча, контролю, відволікання уваги, пропаганди, затримки.
Динаміка переговорів. Процес проведення переговорів: підготовка, безпосереднє проведення, аналіз (обговорення) результатів. Головні аспекти проведення переговорів: змістовний, організаційний та тактичний. Фази проведення переговорів: уточнення позицій учасників переговорів, пошук альтернатив. Типи спільних рішень учасників переговорів.
Психологічні механізми і технологія переговорного процесу. Тактичні прийоми на переговорах. Психологічні умови успіху на переговорах. Значення міміки та жестикуляції в процесі спілкування. Класифікація типів співрозмовників.
Управління потоком відвідувачів, техніка їх прийому, особливості прийому з особистих питань. Особливості груп відвідувачів: заявлені та незаявлені відвідувачі. Стратегія управління потоком відвідувачів.
Особливості ведення телефонної розмови. Техніка телефонних розмов. Раціоналізація телефонних контактів: «пасивні» вхідні та «активні» вихідні дзвінки. Фільтрування вхідних телефонних дзвінків. Визначення тактики ефективного телефонного дзвінка. Правила ведення телефонної розмови.
Основи взаємодії керівника і секретаря-референта. Характеристика ділових та особистісних якостей секретаря.
Обов'язки особистого секретаря та їх залежність від конкретної посади керівника. Реалізація плану роботи менеджера. Соціально-психологічна компетентність секретаря-референта.